AI如何改变办公套件

专家表示，谷歌套件（G Suite）、Microsoft Office和办公套件中新的和即将出现的人工智能功能可以提高工作人员的工作效率并带来业务洞察，但它们也可能产生看不见的成本。

撰写电子邮件时，你会看到与你的书写风格相符的自动填充建议。将图像插入演示文稿时，软件会提出裁剪和布局方面的建议。如果你忘了回复重要邮件，软件则会在收件箱顶部重新显示提醒信息。

谷歌的谷歌套件，Microsoft Office和其他生产力套件渐渐增加了机器学习和人工智能功能，从而对重复性任务进行自动化和个性化，例如回复电子邮件或安排会议。更广泛地说，由人工智能驱动的办公软件有助于用户在不同平台上就项目展开协作，同时获取洞察以做出更好的业务决策。

普华永道2017年的一项研究称，人工智能在办公套件中的应用是大趋势的一小部分，预计在不久的将来可以大幅提高生产率。报告指出：“根据我们的分析，由于人工智能的发展越来越快，采用率越来越高，全球GDP在2030年将增长14％，相当于增加了15．7万亿美元。”

研究表明，随着更多人工智能增强型产品的出现，随着人们开始依赖自动化和个性化，消费者对该技术的需求将会增长。当然，微软、谷歌等办公套件制造商正在将人工智能和机器学习功能加进自身的产品中，以便成为这些整体收益的一部分。

Gmail的智能撰写功能可以自动填充常用短语，包括问候语和地址

但这些额外的功能是否真的有用？Gartner研究副总裁Jeffrey Mann说：“当你第一次开始使用这样的功能时，人工智能几乎没有什么数据可用，不足以了解你的偏好。如果只有一小部分数据可供分析，建议的效果也并不理想”。随着时间的推移，数据集越来越多，建议也越来越准确，Mann说，“我们已经习惯了，没有这些功能反而觉得不知所措。这就好像我离开车子时，它会自动上锁。如今，如果碰到租来的车辆不会自动上锁，我会感到困惑。”

与此同时，有些行业观察家想知道，人工智能驱动的功能是否会带来意料之外的成本，就像之前的技术一样，为了获得便利而牺牲隐私和安全性。例如，将个人数据保存在云端确实方便，但你的电子邮件、照片和财务身份就会暴露给能找出你的用户名和密码的人。分析师和技术高管表示，因为我们还未能深入挖掘人工智能在日常商业软件中力所能及的事情，所以人工智能的便利性必须与数据安全性相结合。

人工智能自适应办公环境

你可能已经在使用一些人工智能驱动的功能，例如，Gmail的智能回复功能，只要点一下鼠标就可以创建即时回复，或者其智能撰写功能，它可以在你输入内容时用你的想法来自行编写句子。这两个功能都基于你之前发送的消息和回复。谷歌发言人称，Gmail的“nudge”功能可以提醒用户回复电子邮件或跟踪已发送但尚未收到回复的电子邮件，企业用户每月使用该功能达160万次之多。

Gartner的Mann说：“谷歌的谷歌套件增加了几个小小的改动，我们称之为‘日常人工智能’。这些增强功能可以帮你根据参与者的位置和人数找到会议室”。当你使用Google Docs时，人工智能驱动的文档快速访问功能会显示一个面板，其中包含可能与你相关的文档，根据你的文档内容和你在Google Drive中使用的文件进行操作。

谷歌套件的Cloud Search可以让同事搜索组织的文件并利用机器学习使搜索变得更简单。例如，你可以输入“Dave上个月发送的文档”或“Thompson上周发布的文件”。去年秋季，谷歌增加了使用智能搜索来搜索第三方文档的功能。这似乎是一个渐进的升级，但分析师表示，在不久的将来，人工智能的使命就是帮企业用户使用多个平台。

Mann说：“这些变化都不算大，但加在一起却可以带来真正的变化。”

Microsoft的Office 365可以向你显示，你花在不同任务上的时间，并帮你发现工作习惯的模式

对Office 365用户来说，微软使用Designer功能将人工智能合并到PowerPoint中，该功能可根据你所添加的照片、图表或表格在演示文稿中自动创建布局选项。微软也正在为OneDrive for Business和SharePoint推出人工智能驱动的音频和视频转录功能，以及在其数字助理小娜（Cortana）、Teams与其他Office应用程序之间实施更大程度的集成。

Office 365还在其他领域获得了人工智能增强，这其中包括个性化搜索和数据分析。Mann说：“根据你过去所做的事情，MS Graph （微软的API）和人工智能改善了搜索，能根据你感兴趣的内容提供更好的结果。Excel具有在数据中查找意想不到的模式的功能。MyAnalytics能根据你的在线工作习惯发现意想不到的工作模式。”

基于云的办公套件Zoho One包含一个名为Zia的人工智能助手，这是一个聊天机器人，它可用来分析CRM数据库的销售数据并预测哪些交易可能成功——或者可能发现问题，这些问题可能会影响未来收入。该助手（Zoho在所有Zoho One应用程序中要扩展的功能）也可以跟踪电子邮件并提醒用户跟进客户。